Resepolicy

En mötes- och resepolicy är ett kraftfullt verktyg för att styra tjänsteresandet i en organisation i en mer hållbar riktning.

Syftet med organisationens mötes- och resepolicy är att möten och tjänsteresor ska ske på ett hållbart och ekonomiskt sätt, samt att skapa förutsättningar för en trygg och säker arbetsmiljö för medarbetarna vid tjänsteresor.

Det är viktigt att policyn gäller alla anställda och eventuella förtroendevalda inom alla avdelningar i en organisation.

Resehierarki

Policyn bör innehålla en resehierarki som rekommenderar de mest hållbara alternativen först. Så här ser de flesta resehierarkierna ut:

  1. Överväg alltid alternativ till att resa, till exempel resfritt möte via telefon, videokonferens eller webb.
  2. Gå.
  3. Cykla.
  4. Åk med kollektivtrafik.
  5. Ta en bilpoolsbil/verksamhetsbil/hyrbil.
  6. Åk privatbil.
  7. Flyg.

Riktlinjer

För att förtydliga mötes-och resepcolicyn samt ge vägledning och direktiv så bör policyn kompletteras med riktlinjer. Riktlinjerna kan till exempel innehålla följande:

  • Vad gäller vid möten och konferenser? Ska interna lokaler användas i första hand eller är det okej att använda externa faciliteter?
  • Hur bokar och beställer medarbetarna resor?
  • Hur redovisas reseräkningar och traktamenten?
  • Vilka försäkringar gäller vid resor?